Comment faire un bon conference call?

Coronavirus oblige, on reste confiné chez soi et on télétravaille si l’on peut. Pour garder le cap et maintenir l’équipe soudée, les vidéoconférences sont vos meilleures alliées. Conseils pour vous roder à l’exercice.

18 mars 2020: c’est parti pour plusieurs semaines de vie en autarcie. Pas le choix, on reste chez soi, en colocation / couple / solo, et on se débrouille tant bien que mal pour travailler. Notamment via des réunions virtuelles savamment organisées.

1. Nommez un leader

À la barre, il vous faut un chef d’orchestre qui s’assurera que le call soit agréable, professionnel et efficace. Avant l’appel, à lui de communiquer les informations pratiques (heure, support, lien et code de connexion, ordre du jour…) à l’ensemble des participants (qui auront testé leur connexion à temps, héhé). Pendant l’appel, il veillera à ce que les points à parcourir soient parcourus et les objectifs principaux atteints. C’est aussi lui qui “donnera le la” et distribuera la parole pour ne pas que ça vire en cacophonie. Après l’appel, il se chargera ou chargera un participant d’envoyer un compte-rendu, comme dans le cas d’une réunion classique.

2. Choisissez la bonne application

À ce niveau-là, vous avez le choix. Slack et BlueJeans sont des options payantes mais parfaitement adaptées aux entreprises: BlueJeans est spécialisée dans les vidéoconférences et propose une formule sûre et facile à utiliser. Slack, outre les conf calls et les fonctions chat, offre une série de services qui facilitent la gestion des tâches et le partage de fichiers. Côté valeurs sûres et gratuites, il y a Skype ou Google Hangouts, par exemple.

3. Chronométrez

Tenez-vous ensuite au timing. OK, on est confinés, mais ce n’est pas un motif pour s’éterniser. La durée idéale d’un call? Maximum une demi-heure, disent les pros, quitte à continuer en duo s’il reste des points à régler avec l’un ou l’autre collaborateur. Le vendredi, embrayez sur un e-apéro!

 

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